Refundacja okularów przez pracodawcę – komu przysługuje?

Refundacja okularów przez pracodawcę przysługuje pracownikom, którzy pracują przy monitorze ekranowym co najmniej 4 godziny dziennie i mają zalecenie lekarza medycyny pracy potwierdzające potrzebę korekcji wzroku podczas tej pracy. Pracodawca nie może odmówić zwrotu kosztów, jeśli spełniasz te dwa warunki. Poznaj szczegóły, aby skutecznie ubiegać się o dofinansowanie w 2026 roku.

Kiedy pracodawca ma obowiązek refundować okulary?

Podstawowym warunkiem jest praca przy obsłudze monitora ekranowego. Zgodnie z § 2 pkt 4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku, przez pracownika rozumie się każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Oznacza to, że wystarczy minimum cztery godziny dziennie przed ekranem, aby móc starać się o dofinansowanie.

Konieczne jest także orzeczenie lekarza medycyny pracy. To właśnie ten specjalista podczas profilaktycznych badań okulistycznych stwierdza, że pracownik wymaga okularów korekcyjnych lub szkieł kontaktowych. Bez takiego zaświadczenia pracodawca nie ma obowiązku zwrotu pieniędzy. Ważne, aby w skierowaniu na badania znalazła się informacja o liczbie godzin spędzanych przed monitorem, co ułatwia właściwą ocenę ryzyka pogorszenia wzroku.

Jakie przepisy regulują refundację okularów przez pracodawcę?

Obowiązki pracodawcy w tym zakresie wynikają z Kodeksu pracy oraz wspomnianego rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Artykuł 237(6) Kodeksu pracy mówi o konieczności dostarczenia pracownikowi nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej, które zabezpieczają przed szkodliwymi czynnikami środowiska pracy. Okulary korekcyjne zaliczają się do takich środków, gdy praca przy komputerze obciąża wzrok.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 roku w § 8 ust. 2 precyzuje, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania. Nowelizacja z 17 listopada 2023 roku rozszerzyła ten obowiązek na wszystkie osoby pracujące z urządzeniami wyposażonymi w monitory, a nie tylko z komputerami stacjonarnymi.

W praktyce oznacza to również pracę na laptopie, tablecie czy smartfonie. Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 21 grudnia 2012 roku potwierdza, że pracownicy używający komputerów przenośnych mogą być uznani za uprawnionych do refundacji okularów. Decyduje czas pracy przed ekranem, a nie typ urządzenia.

Kto jest uprawniony do otrzymania zwrotu?

Uprawnienie obejmuje każdego pracownika bez względu na rodzaj umowy o pracę i czas jej trwania. Oznacza to, że refundacja należy się zarówno osobom zatrudnionym na czas nieokreślony, jak i tym na umowach terminowych. Zasada dotyczy również praktykantów i stażystów, którzy spędzają przed monitorem co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Jak często można otrzymać dofinansowanie do okularów?

Co do zasady pracodawca powinien refundować okulary lub soczewki korygujące wzrok tak często, jak zleci to lekarz medycyny pracy. Badania profilaktyczne dla osób pracujących przy monitorach ekranowych przeprowadza się minimum co cztery lata. Wynika to z rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 roku w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników.

Jeżeli lekarz uzna, że w przypadku konkretnego pracownika konieczne jest częstsze badanie, to pracownik ma prawo do refundacji częściej niż raz na cztery lata.

Pracownik może sam poprosić pracodawcę o skierowanie na dodatkowe badanie, gdy zauważy pogorszenie widzenia. Wówczas pracodawca powinien wystawić takie skierowanie. Jeżeli lekarz potwierdzi potrzebę nowych okularów, pracodawca ma obowiązek ponownie zrealizować refundację, niezależnie od tego, ile czasu minęło od poprzedniego zwrotu.

Niedopuszczalne jest także regulowanie w wewnątrzzakładowych przepisach sztywnych okresów, na przykład co dwa lub trzy lata. Takie zapisy mogą naruszać prawa pracownika. O wymianie okularów zawsze decyduje lekarz okulista podczas badań z zakresu medycyny pracy.

Jaka jest wysokość refundacji okularów w 2026 roku?

Przepisy nie określają minimalnej ani maksymalnej kwoty refundacji. Pracodawca sam ustala zasady zwrotu kosztów w regulaminie pracy lub zarządzeniu. Najczęściej wybieraną formą jest refundacja kosztów zakupu okularów na podstawie przedstawionej przez pracownika faktury. W praktyce dofinansowanie wynosi od 250 zł do 450 zł, choć zdarzają się firmy oferujące wyższe kwoty.

W 2025 roku ministra Agnieszka Dziemianowicz-Bąk odpowiedziała na interpelację w sprawie podniesienia dofinansowania. Posłanka proponowała, aby minimalna kwota wynosiła co najmniej 50 proc. kosztów zakupu lub przynajmniej 500 złotych. Ministerstwo nie przewiduje jednak nowelizacji przepisów w tym zakresie, argumentując, że pracodawcy powinni sami ustalać wysokość zwrotu, uwzględniając swoją kondycję finansową. Zwyczajowo przyjmuje się, że refundacja obejmuje koszt zakupu szkieł korekcyjnych wraz z podstawową wersją oprawek.

Warto pamiętać, że wymienione w przepisach wymagania są minimalne. Nie ma przeciwwskazań, aby pracodawca wyznaczał wyższe standardy, a także okresowo waloryzował kwotę dofinansowania.

Co obejmuje refundacja – szkła czy oprawki?

Najczęściej pracodawca zwraca koszt szkieł korekcyjnych oraz podstawowej oprawki niezbędnej do ich osadzenia. Wymiana oprawek nie zawsze jest konieczna, dlatego pracownik powinien zostać poinformowany, że refundacja może dotyczyć wyłącznie szkieł, jeśli dotychczasowe oprawki są nadal sprawne. Zasady te powinny być jasno opisane w regulaminie wewnętrznym.

Jak uzyskać zwrot pieniędzy za okulary?

Procedura rozpoczyna się od zaświadczenia od lekarza medycyny pracy. Dokument ten musi potwierdzać konieczność stosowania okularów korekcyjnych podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Następnie pracownik kupuje okulary lub soczewki kontaktowe i zbiera fakturę wystawioną imiennie na jego dane. Niektórzy pracodawcy wymagają również złożenia formalnego wniosku o zwrot kosztów.

Aby sprawnie przejść przez cały proces, przygotuj:

• zaświadczenie od lekarza medycyny pracy z adnotacją o potrzebie korekcji wzroku podczas pracy przy komputerze,
• fakturę za zakup okularów lub szkieł kontaktowych wystawioną na Twoje imię i nazwisko,
• wniosek o refundację, jeśli obowiązuje w Twojej firmie,
• ewentualne dodatkowe dokumenty, których wymaga wewnętrzny regulamin pracodawcy.

Po dostarczeniu tych dokumentów pracodawca ma obowiązek zwrócić ustaloną kwotę. Wysokość refundacji zależy od zasad panujących w danym zakładzie pracy. Może ona pokrywać całość kosztów lub tylko ich część. Warto wcześniej zapytać dział kadr lub przełożonego o obowiązujące limity.

Refundacja okularów a podatek i składki ZUS

Kwota zwrotu za okulary korekcyjne jest wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zwolnienie obejmuje świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, które przysługują na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy. Oznacza to, że pracownik nie zapłaci podatku od otrzymanej refundacji.

Zwolnienie podatkowe ma zastosowanie tylko wtedy, gdy refundacja wynika z zaświadczenia lekarza medycyny pracy. Jeżeli pracownik sam uda się do okulisty i przedłoży fakturę za okulary bez takiego zaświadczenia, zwrot będzie podlegał opodatkowaniu.

Podobnie wygląda kwestia składek ZUS. Podstawy wymiaru składek nie stanowi wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów bhp oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami. Refundacja okularów na podstawie decyzji lekarza medycyny pracy jest więc zwolniona z oskładkowania. W sytuacji, gdy pracownik zakupi okulary na podstawie własnej wizyty u specjalisty, dofinansowanie będzie podlegało składkom ZUS.

Dla pracodawcy wydatki na okulary korekcyjne stanowią koszt uzyskania przychodu. Może je zaliczyć do kosztów pracowniczych, podobnie jak inne świadczenia wynikające z przepisów bhp. Pracodawca nie ma natomiast prawa do odliczenia podatku VAT z faktury za okulary, niezależnie od tego, czy faktura jest wystawiona na pracownika, czy na pracodawcę.

Jak pracodawca księguje refundację okularów?

W księgach rachunkowych wydatek na okulary korekcyjne ujmuje się w ciężar kosztów działalności operacyjnej. Na kontach zespołu 4 można go zaksięgować na koncie 40-5 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. W przypadku ewidencji na kontach zespołu 5 stosuje się konto 55 „Koszty zarządu”. Jeżeli faktura opiewa na wyższą kwotę niż ustalony limit, księgowaniu podlega wyłącznie część finansowana przez pracodawcę.

Poniższa tabela przedstawia porównanie zasad refundacji w zależności od źródła finansowania:

Czy refundacja należy się przy pracy zdalnej i na laptopie?

Tak, praca zdalna nie wyklucza prawa do dofinansowania okularów. Decydujące znaczenie ma czas spędzany przed monitorem ekranowym, niezależnie od tego, czy jest to komputer stacjonarny, laptop, tablet czy smartfon. Główny Inspektorat Pracy potwierdził, że pracownicy zatrudnieni przy monitorach komputerów przenośnych mogą być uznani za uprawnionych do okularów refundowanych ze środków pracodawcy.

Oznacza to, że nauczyciele, urzędnicy, księgowi, graficy czy pracownicy branży IT, którzy wykonują obowiązki zdalnie, mają takie samo prawo do refundacji jak osoby pracujące w biurze. Warunkiem jest udokumentowanie, że praca przy monitorze zajmuje co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy oraz posiadanie zaświadczenia od lekarza medycyny pracy.

Jakie są warunki otrzymania refundacji okularów?

Aby otrzymać zwrot pieniędzy za okulary, musisz spełnić łącznie wszystkie poniższe warunki. Są one niezbędne do uznania Twojego roszczenia przez pracodawcę.

W pierwszej kolejności sprawdź, czy w skierowaniu na badania medycyny pracy znajduje się zapis o pracy przy monitorze ekranowym przez co najmniej 4 godziny dziennie. Bez tej informacji lekarz może nie ocenić właściwie ryzyka pogorszenia wzroku. Lekarz medycyny pracy musi następnie wydać zaświadczenie potwierdzające konieczność noszenia okularów korekcyjnych. Dopiero na tej podstawie możesz ubiegać się o zwrot kosztów.

Kolejne kroki obejmują zakup okularów lub soczewek kontaktowych i zebranie odpowiedniej faktury. Dokument musi być wystawiony imiennie na pracownika. W niektórych zakładach pracy konieczne jest także złożenie wniosku o refundację. Po dostarczeniu kompletu dokumentów pracodawca zwraca ustaloną kwotę zgodnie z regulaminem wewnętrznym.